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「今日のカンファレンス、結局何が決まったんだっけ?」
「あの人がずっと喋っていて、時間が過ぎてしまった…」
忙しい業務の手を止めて集まったのに、徒労感だけが残る会議。そんな経験はありませんか?
私も新米リーダーの頃は、沈黙が怖くて自分ばかり喋ってしまったり、話が脱線して時間切れになったりと、失敗の連続でした。
しかし、司会進行（ファシリテーション）は、才能ではなく「技術」です。
この記事では、あなたのチームのカンファレンスを、ただの報告会から「未来を決める建設的な場」へと変えるための、準備と進行の具体的なテクニックを解説します。
ダメなカンファレンスの3つの特徴
改善のためには、まず「何がダメなのか」を知る必要があります。
生産性のない会議には、共通する3つの特徴があります。
特徴①：ゴール（目的）が不明確
「とりあえず集まること」が目的化してしまい「今日、何を決定するのか」というゴールが共有されていないケースです。
これでは、議論はどこにも向かわず、ただの井戸端会議で終わってしまいます。
- 咽せが多い利用者様がいる：水分にはとろみをつけて提供するor言語聴覚士などの専門職へ依頼
- 日勤が就業時間までに終わらない：早番や遅番への業務の振り分け
上記のように、挙がるであろう議題に対して、予めゴールを見定めて会議に臨むことで、場はスムーズに進行します。
特徴②：発信者が偏り、沈黙が支配する
声の大きい特定の職員や、職位の高い人だけが喋り続け、他のメンバーはただ頷くだけ。
これでは、多職種が集まる意味がありません。
多様な視点が出ない会議は、リスクの見落としに繋がります。
新人や他の職員へのスポットを当てることを意識することで、意見の幅は広がります。
特徴③：決定事項がない「ただの報告会」
「Aさんは最近こうです」Bさんはこうでした」と、事実の報告だけで終わってしまうパターンです。
情報は共有できても「じゃあ、明日からどうケアするのか」という具体的なアクションプランが決まらなければ、現場は変わりません。
【準備編】アジェンダの作成と事前共有の重要性
有意義なカンファレンスの9割は「準備」で決まります。
当日の進行よりも、事前の段取りこそが重要なのです。
「アジェンダ」は会議の羅針盤
必ず事前に「アジェンダ（進行表）を作成しましょう。
記載すべきは、以下の3点です。
- 議題：何を話し合うのか（例：A様の入浴拒否への対応について）
- 時間配分：各議題に何分使うか（例：現状報告5分、対策検討15分）
- ゴール（決定事項）：どうなれば会議終了か（例：具体的な対応策を2つ決定する）
この羅針盤があるだけで、話が脱線しても「今は〇〇の時間ですよ」と、元に戻すことができます。
資料の事前共有で「考える時間」を作る
当日に資料を配って「読んでください」では、読むだけで時間が過ぎてしまいます。
資料やアジェンダは可能な限り前日までに配布し「A様の件について意見を考えておいてください」と伝えておくこと。
これだけで、当日の議論の質とスピードは劇的に向上します。
【実践編】ファシリテーションの3つの技術
いざ会議が始まったら、司会者であるあなたの出番です。
場を回すための3つの技術を使いこなしましょう。
技術①：全員から意見を引き出す「問いかけ」
沈黙が続く時は、全体に問いかけるのではなく「〇〇さん、普段の入浴介助の様子で気になることはありますか?」と、具体的に指名して質問します。
また、発言が偏る場合は「現場の視点からはどうでしょう?若手の意見も聞かせてください」と、あえて視点を変えるパスを出すことで、全員参加を促します。
技術②：話をまとめ、決定に導く「要約」
意見が出尽くしたら、それを放置せず「つまり、今の意見は〇〇ということでよろしいでしょうか?」とこまめに要約します。
そして最後に「では、明日からは〇〇という対応で統一しましょう」と、決定事項を明確に言葉にして確認します。
ホワイトボードを使って、意見を可視化するのも非常に効果的です。
技術③：ダラダラさせない鉄の「時間管理」
時間は有限です。
話が盛り上がっていても、終了時間が近づいたら「あと5分です。結論をまとめましょう」と、非情に時間を区切る勇気を持ってください。
時間通りに終わることは、参加者の時間を尊重することであり、司会者への信頼に繋がります。
多職種カンファレンスで介護職が果たすべき役割
医師や看護師も参加する会議では、介護職は萎縮してしまいがちです。
しかし、そこであなたの役割は明確です。
「生活の代弁者」として胸を張る
医療職は「病気」を見ますが、私たちは「生活」を見ています。
「医学的にはこうすべき」という意見が出ても、それが本人様の生活の楽しみを奪うものであれば「本人様は〇〇を楽しみにされています。それを残す方法はありませんか?」と、生活の視点から発言する。
それこそが、介護職が会議に参加する最大の意義です。
ファシリテーション能力を磨くための自己投資
司会進行のスキルは、リーダーシップそのものです。
この能力を磨くことは、あなたのキャリアを大きく飛躍させます。
会議術を学ぶための一冊
私が会議の進め方に悩んでいた時期、ボロボロになるまで読んでいたのが『世界で一番やさしい会議の教科書』です。
ファシリテーションの基礎が物語形式で分かりやすく解説されており、介護現場でも即実践できるノウハウが詰まっています。
良い会議ができる職場を選ぶ
もし、あなたがどれだけ頑張って準備しても、上司がちゃぶ台返しをしたり、誰も意見を言おうとしない雰囲気が蔓延している職場なら、あなたのスキルは宝の持ち腐れです。
風通しが良く、活発なカンファレンスが行われている職場は、必ず存在します。
介護専門の転職エージェントに相談し「チームケアが機能している職場」「職員の意見を大切にする施設」を探してみることも、プロとして働くための重要な選択肢です。
まとめ：司会が変われば、チームが変わり、ケアが変わる
たかが会議、されど会議。
カンファレンスの質が変われば、チームの意思統一が図られ、それは必ず利用者様へのケアの質の苦情となって現れます。
あなたの司会進行が、チームを一つにし、利用者様の笑顔を作る。
その重要な役割を、自信を持って担ってください。
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