「また来月のイベント担当になっちゃった…ネタがない」
「準備に追われて通常業務が終わらない。残業ばかりで辛い」
現場で働く介護職の皆さん、イベントの準備、本当にお疲れ様です。
最前線で働き、リーダーから介護課長まで務めてきた経験から言います。
イベントは「段取りが9割」です。
ここを間違えると、職員は疲弊し、利用者様も楽しめない「ただの消化試合」になってしまいます。
しかし、コツさえ掴めば、イベントは利用者様の「最高の笑顔」を引き出し、家族様からの信頼を勝ち取る最大のチャンスになります。
この記事では、失敗しないイベント企画の「型」と、忙しい職場を救う「外部サービスの活用術」をステップバイステップで解説します。
【企画編】目的とターゲットを明確にする
多くの失敗例は「とりあえず何かやらなきゃ」からスタートすることです。
成功するイベントには、必ず明確な「理由」があります。
①「誰かのために」「何のために」やるのか?
企画書を書く前に、以下の3点を言語化しましょう。
- ターゲット（対象者）：
- 認知症フロアの方メインか？ 自立度が高い方か？
- 家族様も参加するのか？
- 目的（ゴール）：
- 季節感を感じてもらう（お花見、夏祭り）
- 身体機能の維持（運動会）
- 孤独感の解消（誕生日会）
- 期待する効果：
- 「普段無口な〇〇さんが笑うこと」など、具体的なイメージを持つことが大切です。
②「ネタ切れ」を解決する裏技
「毎回同じ内容でマンネリ化している…」
そんな時は、自分たちだけで頑張ろうとせず、外部の力を借りるのが賢い選択です。
- ボランティアを呼ぶ：地域の合唱団や手品師など。
- 「特技」をシェアするサービスを使う：最近では、楽器演奏や麻雀、イラストなど、特技を持った外部の人材（スケッター）を呼べるサービスがあります。
- 活用例：職員は通常業務に専念し、レクの時間は外部の「プロ」や「学生」にお任せする。これで負担が劇的に減ります。
【💡 ここでチェック】
「レクのネタが尽きた」「外部の風を入れたい」という時は、隙間時間スキルシェアサービス [スケッター] を活用するのがおすすめです。
※アプリはなくWebから登録・利用できます。無資格の学生や地域の方などが、ユニークな企画を持ってきてくれます。
＼こちらの記事でスケッターについて詳しく記載しています／
【準備編】予算・人員・タイムスケジュールを立てる
企画が固まったら、次は現実的な「兵站（へいたん）」を整えます。
ここが管理職の腕の見せ所です。
①予算管理と「100均」の活用
限られた予算（おやつ代、装飾費）内でやりくりする必要があります。
- 消耗品：紙コップ、紙皿、飾り付けは100円ショップを活用。
- 使い回し：来年も使える装飾は、ダンボールに「夏祭りセット」と書いて保管。これを徹底するだけで来年の自分が楽になります。
②「逆算」のタイムスケジュール
イベント当日から逆算してスケジュールを組みます。
- 1ヶ月前：企画承認、場所の確保
- 2週間前：ポスター掲示、ご家族への案内送付
- 1週間前：買い出し、BGM選定、リハーサル
- 前日：会場設営、機材チェック
③【最重要】当日の「人員配置」をどうするか
イベント当日は、必ず人手が足りなくなります。
「イベント担当」と「フロア見守り担当」を明確に分けなければ、転倒事故などのリスクが高まります。
- イベント担当：司会、誘導、撮影
- フロア担当：トイレ介助、見守り、急変対応
【⚠️ 人手が足りない時の解決策】
「イベント当日は職員総出で、休みが取れない…」
これでは職員が疲弊してしまいます。イベントの日こそ、単発バイトアプリを使って「助っ人」を呼びましょう。
- [カイテク]：有資格者を呼んで、入浴や排泄介助などの専門業務を任せる。
- [タイミー]：配膳や掃除、イベントの準備補助など、周辺業務を任せる。
外部スタッフにルーチンワークを任せ、常勤職員は利用者様と一緒にイベントを楽しむ。これが「ホワイト施設」の運営術です。
＼こちらの記事でカイテクについて詳しく記載しています／
＼こちらの記事でタイミーについて詳しく記載しています／
【当日編】役割分担とトラブル対応
いよいよ本番です。
成功の鍵は「臨機応変さ」と「リスク管理」です。
①役割分担は「司令塔」を決めること
全員が動いてしまうと、全体が見えなくなります。
- MC（司会）：場の空気を盛り上げる。
- 全体リーダー（司令塔）：インカムを持ち、職員の配置や時間の調整を行う。
- フリー（遊撃）：不測の事態（トイレ誘導、不穏な方の対応）に動く。
②よくあるトラブルと対応策
- 「参加したくない」と拒否される：
- 無理強いは絶対NG。遠くから見ているだけの席を用意し、「気が向いたらどうぞ」と声をかける。
- 興奮して立ち上がってしまう：
- 転倒リスクが高まるため、必ず職員が隣に座るか、車椅子の配置を工夫する。
- 誤嚥（ごえん）：
- イベント食（おやつ等）が出る時は、必ず「食事形態」をダブルチェックする。
【反省会】次にもっと良いイベントにするための振り返り
「あー終わった!!疲れた!!」で終わらせてはいけません。
やりっぱなしは、次の苦労を生むだけです。
①写真と記録を残す
- 写真：施設便りや掲示板、ホームページの素材になります。「楽しそうな表情」は最強の営業ツールです。
- 記録：かかった費用、準備にかかった時間、好評だったこと、失敗したことをA4 1枚に残します。
②簡単なアンケート
職員間で「何が大変だったか」を共有しましょう。
「準備期間が短すぎた」「外部スタッフを入れて助かった」などの意見は、次回の運営を劇的に改善します。
まとめ：企画が辛いなら「働き方」を見直すサインかも?
イベント企画は、利用者様の人生を彩る素晴らしい仕事です。
しかし、もしあなたが「企画のプレッシャーで眠れない」「残業代も出ないのに準備させられている」と感じているなら、それは職場環境に問題があるかもしれません。
「イベント業務も評価してくれる施設」や「レク担当が専任でいる施設」は世の中にたくさんあります。
無理をして潰れてしまう前に、もっと自分らしく働ける場所を探してみるのも一つの選択肢です。
今の働き方に疑問を感じたら、是非以下の記事を読んでみてください。
「アプリで気楽に働く」「エージェントでホワイト施設へ行く」など、あなたの悩みを解決する9つの選択肢をまとめています。
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